De voorzitter is belast met de leiding van het L.S.G., in het bijzonder met die van de bestuurs- en algemene vergaderingen, tekent met de secretaris de notulen, zorgt voor de naleving van de bepalingen der Statuten en het Huishoudelijk Reglement. Hij vertegenwoordigt de vereniging.
De secretaris houdt de notulen bij van iedere leden- en bestuursvergadering, voert de correspondentie, convoceert de vergaderingen en houdt de ledenlijst bij. Hij brengt op de jaarvergadering verslag uit van het afgelopen Genootschapsjaar. Hij is gedelegeerde van het Genootschap ten opzichte van de Leidsche Schaakbond, doch het bestuur kan ook een ander bestuurslid of lid als zodanig aanwijzen.
De penningmeester int de contributie en doet betalingen. Op de jaarvergadering geeft hij verslag van de financiële toestand van het Genootschap. Hij geeft inzage in alle stukken, zijn beheer betreffende, aan de kascommissie, zoals benoemd door de algemene ledenvergadering. Voor zijn beheer wordt hij telkenmale gedechargeerd door de algemene ledenvergadering. Hij voldoet de gewone uitgaven, in het algemeen die uitgaven welke een goed beheer vergen. Alle andere handelingen welke financiële verplichtingen met zich brengen, waaronder begrepen die waarbij aan het Genootschap in eigendom toebehorende bezittingen worden vervreemd of belast, behoeven de voorafgaande goedkeuring van het bestuur. Hij dient een begroting in, welke een week voor de jaarvergadering bij de secretaris opvraagbaar is, ter bespreking op en ter vaststelling door de jaarvergadering.
De commisaris van materiaal beheert het schaakmateriaal. Hij houdt de lijst van inventaris bij en brengt verslag uit over de staat van de inventaris op de jaarvergadering.
De wedstrijleider intern regelt de gang van zaken rond de interne competitie. Hij verzorgt de indeling en verwerking van de uitslagen en houdt tevens de L.S.G. Elorating bij. Ook maakt de wedstrijdleider intern deel uit van de wedstrijdcommissie.
De wedstrijdleider extern is voorzitter van de wedstrijdcommissie. Hij onderhoudt nauw contact met de teamleiders van de verschillende teams en bepaalt, in overleg met hen, de bezetting van de teams.
Het bestuur wijst in zijn midden iemand aan die de actualiteit bewaakt van de internetpagina's van het L.S.G. Deze persoon verzorgt niet noodzakelijkerwijs het onderhoud van de website zelf; ook andere leden kunnen hier zorg voor dragen.
Bij afwezigheid van de voorzitter wijst het bestuur een ander van zijn leden aan als waarnemend voorzitter.
Ieder die lid wenst te worden, moet zich daartoe schriftelijk of mondeling wenden tot de secretaris van de vereniging.2 Indien binnen twee weken na de bekendmaking van de wens om lid te worden geen bezwaar is aangetekend, zoals beschreven in artikel 6 van de statuten, wordt het kandidaat-lid als lid toegelaten.
Niet-leden kunnen met goedkeuring van een der bestuursleden geïntroduceerd worden, echter hoogstens op drie bijeenkomsten per verenigingsjaar.
Het lidmaatschap geldt van de datum van toetreding af tot aan het einde van het verenigingsjaar en vervolgens telkens voor de tijd van twaalf maanden. Opzegging dient vóór de start van een nieuw verenigingsjaar schriftelijk of mondeling aan de secretaris te geschieden. 2
De in de maand september van ieder jaar te houden algemene ledenvergadering draagt de naam van jaarvergadering; deze wordt minstens 10 dagen voor de daartoe door het bestuur bepaalde datum aan de leden ter kennis gebracht. Het bestuur is bevoegd een algemene ledenvergadering te houden en te doen uitschrijven op de wijze als in de voorgaande zin omschreven. Op schriftelijk gemotiveerd verzoek van ten minste vijf leden, gericht aan de secretaris, is het bestuur verplicht een algemene ledenvergadering uit te schrijven, op de wijze als hiervoor vermeld, met dien verstande dat deze vergadering niet later dan vier weken na ontvangst van het verzoek gehouden behoort te worden.
Stemmingen over personen geschieden schriftelijk; die over zaken mondeling. Stemmingen zijn alleen geldig, als ten minste het vijfde deel van het totaal aantal leden aanwezig is en de stemming niet een onderwerp betreft waarvoor statutair een grotere meerderheid vereist is; blanco stemmen zijn ongeldig. Bij staking van stemmen beslist het lot voorzover het betreft stemmingen over personen; bij staking van stemmen over zaken is het voorstel verworpen. Schriftelijke stemmingen zijn geheim. Indien de jaarvergadering een stemming wenst te houden, maar hiervoor niet het vereiste aantal leden aanwezig is, dient een buitengewone ledenvergadering uitgeschreven te worden waarop het desbetreffende onderwerp, ongeacht het aantal aanwezige leden, ter stemming zal worden gebracht.
Met toestemming van zowel het bestuur als de vergadering kunnen staande de vergadering onderwerpen aan de agenda worden toegevoegd. Besluiten over deze onderwerpen kunnen alleen genomen worden indien hierbij een gewone meerderheid van stemmen volstaat.
De vergaderingen zijn behoudens de hierna genoemde uitzondering uitsluitend toegankelijk voor leden. Het bestuur kan ter vergadering ook aan anderen dan de leden het woord verlenen over zaken die hen mede aangaan.
Ten aanzien van de contributie wordt het volgende onderscheid gemaakt in leden:
De hoogte van de jaarlijkse contributie wordt vastgesteld door de algemene ledenvergadering. De contributie is opeisbaar per 1 september van het verenigingsjaar of op de dag dat een lid als zodanig is toegelaten. Indien een lid niet voor 1 januari van het verenigingsjaar betaald heeft kan 10 procent administratiekosten in rekening gebracht worden. Deze administratiekosten zijn niet van toepassing op nieuwe leden die hun contributie binnen drie maanden sinds toetreding als lid en voor het eind van het verenigingsjaar hebben voldaan.
Het bestuur is bevoegd voor bepaalde doeleinden vaste of tijdelijke commissies te benoemen. De bevoegdheden van deze commissies worden voor elkgeval afzonderlijk door het bestuur geregeld.
Ieder lid dat:
De straffen, die ingevolge voorgaand artikel kunnen worden opgelegd zijn:
In geval van recidive kunnen de termijnen van de straffen genoemd in artikel 25 sub 1. worden verlengd tot maximaal het dubbele van de aldaar genoemde termijn.
Het gestrafte lid kan tevens verplicht worden tot vergoeding van de door hem toegebrachte schade.
In geval van financiële transacties of investeringen groter dan 20% van de begroting van het lopende jaar, met een minimum van EUR 2000,-, dient het bestuur toestemming te verkrijgen van de jaarvergadering, of, indien de uitgave niet voorzien is ten tijde van de jaarvergadering, van een buitengewone ledenvergadering. Deze toestemming is tevens nodig voor elke vorm van speculatief of risicovol financieel handelen met betrekking tot bezitting of goederen van het L.S.G.
Roken is in de speelzaal verboden, evenals roken in de analysezaal.
De regels voor de interne competitie worden beschreven in het competitieregelement van het L.S.G.
Alle veranderingen in dit reglement moeten door de algemene ledenvergadering bij meerderheid der geldig uitgebrachte stemmen worden goedgekeurd. Wijzigingen of aanvullingen op de bepalingen in dit reglement treden onmiddellijk bij hun vaststelling in werking, tenzij het daartoe strekkend besluit anders bepaalt.
Het bestuur van de vereniging draagt zorg voor een deugdelijke bekendmaking van aanpassingen in de statuten, het huishoudelijk reglement en andere reglementen jegens de leden van de vereniging c.q. de betrokkenen van het bepaalde, de wijzigingen en/of aanvullingen daarvan inbegrepen.
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet of twijfel bestaat, beslist het bestuur.
Door toetreding tot de vereniging verklaart ieder lid zich te onderwerpen aan de statuten en het huishoudelijk regelement, alsmede aan de op de grond daarvan gestelde nadere regels.
Dit regelement treedt in werking op 5 september 2001 na vaststelling op de algemene ledenvergadering van 4 september 2001.
Aldus opgemaakt en vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 4 september 2001.
1 Waar in het huishoudelijk reglement wordt gesproken over 'schriftelijk', worden geen elektronische communicatiemiddelen als e-mail en fax bedoeld, tenzij expliciet anders vermeld wordt.
2 Ook elektronische communicatiemiddelen als e-mail en fax zijn toegestaan indien de secretaris deze kan en wil gebruiken.